Politique de confidentialité

Qui traite vos données, et à quel titre

Deux acteurs interviennent, avec des responsabilités différentes.

Votre établissement scolaire est le responsable du traitement. C'est lui qui a ouvert votre compte, qui décide des données inscrites dans le logiciel et des personnes autorisées à les consulter. Les demandes portant sur le contenu de votre dossier — corriger une note, contester une absence, mettre à jour une adresse — s'adressent à lui.

OPTICODE SAS est le sous-traitant technique. La société édite et exploite le logiciel pour le compte de l'établissement. Elle n'accède aux données que dans la mesure nécessaire à l'exploitation, à la maintenance et au support, sur instruction de l'établissement, et ne les exploite à aucune fin propre.

Les coordonnées complètes d'OPTICODE SAS figurent dans les mentions légales.

Données traitées

Le logiciel traite les catégories de données suivantes, selon les modules activés par l'établissement.

Identité de l'élève — matricule, civilité, nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité, adresse postale, photographie, classe, niveau, statut d'inscription, redoublement éventuel et observations saisies par l'établissement.

Identité des responsables légaux — civilité, nom, prénom, adresse électronique, numéros de téléphone, adresse postale, profession, situation matrimoniale, éléments relatifs à l'exercice de l'autorité parentale et, lorsque l'établissement les enregistre, les mentions d'un jugement de divorce utiles à la détermination des droits de chacun.

Scolarité — présences, absences et retards, justificatifs d'absence et pièces jointes transmises par la famille, notes, évaluations, compétences, appréciations, bulletins, livret scolaire, devoirs, emploi du temps et contenu des cours.

Communication — messages échangés dans la messagerie interne et leurs pièces jointes, ainsi que la trace des courriels et des SMS envoyés par l'établissement (destinataire, date, statut de remise).

Facturation et paiements — tarifs appliqués, factures, règlements, échéanciers, exonérations, mandats de prélèvement SEPA incluant l'IBAN du titulaire, et dons ponctuels.

Personnels de l'établissement — identité et coordonnées des enseignants et du personnel, classes et matières attribuées, relevés de pointage des présences.

Données techniques — identifiant de connexion, horodatage des connexions réussies, jeton de session de l'application mobile et jeton de notification de l'appareil. Les journaux de connexion ne conservent ni adresse IP ni identifiant de navigateur : seuls l'utilisateur, son rôle et la date sont enregistrés.

Données de santé — cas particulier. Le logiciel ne comporte aucun champ destiné à des informations médicales, et n'en demande jamais. Une famille peut toutefois joindre un certificat médical à une justification d'absence. Une telle pièce constitue alors une donnée de santé : elle est transmise à l'initiative de la famille, n'est consultable que par le personnel habilité de l'établissement, et peut être retirée à tout moment sur simple demande.

Données concernant des mineurs

L'essentiel des données traitées concerne des élèves mineurs. Trois conséquences en découlent.

L'application n'est pas destinée aux enfants : les comptes sont ouverts par l'établissement au nom des responsables légaux, des enseignants et du personnel administratif. Un élève n'ouvre pas de compte lui-même et aucune inscription libre n'est possible.

Les droits prévus à l'article 12 s'exercent, pour un élève mineur, par ses responsables légaux.

La photographie d'un élève n'est enregistrée que si l'établissement l'a recueillie et dispose de l'autorisation parentale correspondante. Une famille peut demander à tout moment le retrait de la photographie de son enfant, sans avoir à motiver sa demande et sans conséquence sur la scolarité.

Aucune donnée d'élève n'est utilisée à des fins publicitaires, de profilage commercial ou de mesure d'audience, en aucune circonstance.

Finalités et bases légales

• Inscrire l'élève et suivre sa scolarité — présences, notes, bulletins, livret, devoirs. Base légale : exécution du contrat conclu entre la famille et l'établissement.
• Communiquer avec les familles et le personnel — messagerie, courriels, SMS, notifications. Base légale : exécution du contrat et intérêt légitime de l'établissement à informer les familles du déroulement de la scolarité.
• Facturer et encaisser — factures, paiements, échéanciers, mandats SEPA. Base légale : exécution du contrat et obligations comptables légales.
• Gérer le personnel — affectations et pointage. Base légale : exécution du contrat de travail et obligations légales de l'employeur.
• Sécuriser le service — authentification, journal des connexions, prévention des accès non autorisés. Base légale : intérêt légitime à protéger les données confiées.
• Recevoir les dons proposés par l'établissement. Base légale : consentement du donateur.

Notifications push

L'application mobile peut envoyer des notifications — absence signalée, nouveau message, bulletin publié. Elles ne sont activées qu'après acceptation explicite de la demande d'autorisation du système d'exploitation, et l'autorisation peut être retirée à tout moment dans les réglages du téléphone.

Lorsque vous acceptez, le système d'exploitation attribue à l'application un jeton de notification propre à votre appareil. Ce jeton est un identifiant technique : il est enregistré sur nos serveurs, associé à votre compte, et transmis au service de notification d'Expo (Expo Inc.) qui le relaie vers les services d'Apple ou de Google pour délivrer le message. Il ne permet ni de vous localiser, ni de lire le contenu de votre appareil, ni de vous suivre en dehors de l'application.

Le jeton est supprimé lorsque vous désactivez les notifications, lorsque vous vous déconnectez, ou lorsque le service de notification signale qu'il n'est plus valide, notamment après désinstallation de l'application.

Sous-traitants

Pour faire fonctionner le service, OPTICODE SAS fait appel aux prestataires suivants. Chacun est lié par un contrat encadrant l'usage des données, n'intervient que sur instruction, et ne dispose d'aucun droit d'exploitation propre.

Aucune donnée bancaire n'est enregistrée par OPTICODE SAS : les paiements par carte sont traités intégralement par Stripe, prestataire certifié PCI-DSS, sur ses propres pages. Les mandats de prélèvement sont établis par GoCardless ; l'IBAN associé à un mandat est conservé dans le logiciel pour permettre à l'établissement de rapprocher les prélèvements de la facturation.

En dehors de ces prestataires, les données ne sont communiquées à personne, ne sont ni vendues, ni louées, ni échangées, et ne servent à aucune prospection commerciale.

Hébergement et transferts hors de l'Union européenne

Vos données scolaires sont stockées dans l'Union européenne. La base de données et les fichiers déposés — photographies, justificatifs, pièces jointes — résident sur une infrastructure située en région de Paris. Ils ne sont pas exportés hors de l'Union pour être conservés.

Supabase Inc., qui exploite cette infrastructure, est une société établie aux États-Unis : un accès depuis les États-Unis à des fins d'exploitation ou de support technique ne peut être exclu. Cet accès est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

D'autres prestataires listés à l'article 6 sont établis aux États-Unis et y traitent les données qui leur sont confiées — l'hébergement applicatif, l'acheminement des courriels, les notifications, les paiements par carte, l'aide à la rédaction. Ces transferts s'appuient sur les garanties prévues au chapitre V du règlement : clauses contractuelles types et, pour les entreprises qui y sont certifiées, cadre de protection des données UE–États-Unis.

Le transfert vers le Royaume-Uni, pour les mandats de prélèvement, s'appuie sur la décision d'adéquation de la Commission européenne concernant ce pays.

Durées de conservation

Les durées ci-dessous sont fixées par l'établissement, responsable du traitement. OPTICODE SAS les applique techniquement.

Compte utilisateur et coordonnées

Durée de la relation

Dossier scolaire de l'élève

Scolarité + 5 ans

Bulletins et livrets scolaires

Scolarité + 5 ans

Justificatifs d'absence et pièces jointes

Année scolaire + 1 an

Messages de la messagerie interne

Année scolaire + 1 an

Journaux d'envoi des courriels et SMS

12 mois

Factures et pièces comptables

10 ans — art. L123-22

Mandats SEPA et IBAN

13 mois après dernier prélèvement

Journal des connexions

12 mois

Jeton de notification de l'appareil

Jusqu'à déconnexion

Jeton de session mobile

Révoqué à la déconnexion

À l'échéance, les données sont supprimées ou archivées avec un accès restreint lorsqu'une obligation légale impose leur conservation.

Sécurité

Votre mot de passe n'est jamais conservé en clair. Seule son empreinte cryptographique est enregistrée, au moyen d'une fonction de hachage à sens unique (bcrypt). Il ne peut être lu par personne — ni par votre établissement, ni par OPTICODE SAS, ni par quiconque accéderait à la base de données. C'est aussi la raison pour laquelle un mot de passe perdu ne peut pas vous être redonné : il doit être réinitialisé.

Un mot de passe temporaire attribué à l'ouverture d'un compte n'est communiqué qu'une seule fois, et son remplacement est imposé dès la première connexion.

Les échanges entre l'application et les serveurs sont chiffrés en transit. Les données sont stockées sur une infrastructure gérée, sauvegardée quotidiennement, avec possibilité de restauration à un instant donné.

Les droits sont cloisonnés par rôle : un enseignant n'accède qu'à ses classes, un responsable légal qu'aux dossiers de ses propres enfants. Les sessions inactives sont fermées automatiquement, et les sessions de l'application mobile peuvent être révoquées à distance.

Il vous appartient de garder vos identifiants confidentiels et de signaler sans délai toute utilisation suspecte de votre compte à votre établissement ou à contact.opticode@gmail.com.

Cookies et stockage local

Sur le logiciel web, deux cookies techniques sont déposés : un cookie de session, qui vous maintient connecté d'une page à l'autre, et un cookie de préférence, qui mémorise l'espace affiché lorsqu'un même compte en possède plusieurs. Tous deux sont strictement nécessaires au fonctionnement du service : ils sont exemptés de consentement, ne servent à aucun suivi et ne sont transmis à personne. Le logiciel n'utilise aucun outil de mesure d'audience, aucun traceur publicitaire et aucun bouton de réseau social — c'est pourquoi aucun bandeau de consentement ne vous est présenté.

Sur l'application mobile, aucun cookie n'est utilisé. Vos jetons de connexion sont conservés dans l'espace de stockage sécurisé du système d'exploitation — trousseau iOS, Keystore Android — et effacés à la déconnexion. L'application n'intègre aucune régie publicitaire, aucun outil d'analyse comportementale et aucun identifiant publicitaire.

Recours à l'intelligence artificielle

Une fonction facultative du logiciel propose à l'équipe pédagogique un projet d'appréciation générale de conseil de classe, rédigé à partir des appréciations déjà saisies par les enseignants. Ce texte est produit par un modèle de langage exploité par OpenAI.

Les données transmises se limitent au prénom de l'élève, à son niveau, à la période, à sa moyenne et aux appréciations des enseignants. Aucune donnée de contact, de facturation ni d'absence n'est envoyée. Elles ne sont pas utilisées pour entraîner de modèle.

Le texte obtenu est un brouillon : il est relu, modifié si nécessaire et validé par un membre de l'équipe avant toute publication. Aucune décision produisant des effets juridiques ou affectant la scolarité d'un élève n'est prise sur un fondement exclusivement automatisé, au sens de l'article 22 du règlement.

Vos droits

Vous disposez d'un droit d'accès à vos données, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, d'opposition, ainsi que d'un droit à la portabilité et du droit de définir des directives sur le sort de vos données après votre décès.

Pour un élève mineur, ces droits sont exercés par ses responsables légaux.

Adressez-vous d'abord à votre établissement, qui est le responsable du traitement et qui détient le dossier. Si vous n'obtenez pas de réponse, ou si votre demande porte sur le fonctionnement technique du logiciel, écrivez à contact.opticode@gmail.com : OPTICODE SAS transmettra la demande à l'établissement et l'assistera dans son traitement. Une réponse vous sera apportée dans un délai d'un mois, pouvant être porté à trois mois si la demande est complexe, auquel cas vous en serez informé.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir la Commission nationale de l'informatique et des libertés — 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr.

Supprimer votre compte

Les comptes ne sont pas créés librement : ils sont ouverts par l'établissement, qui décide seul de leur existence et de leur fermeture. L'application ne propose donc pas de suppression en un geste depuis un écran de réglages.

Pour demander la suppression de votre compte et des données associées, écrivez à votre établissement, ou à contact.opticode@gmail.com en indiquant le nom de l'établissement et l'adresse électronique du compte concerné. La demande sera traitée dans un délai d'un mois.

Certaines données ne peuvent pas être supprimées immédiatement lorsqu'une obligation légale impose leur conservation — les factures et pièces comptables, notamment, sont conservées dix ans. Elles sont alors archivées avec un accès restreint, et non exploitées.

Se déconnecter de l'application efface les jetons de connexion et le jeton de notification enregistrés sur l'appareil, mais ne supprime pas le compte.

Ce que nous ne faisons pas

• Nous ne vendons, ne louons et n'échangeons aucune donnée.
• Nous n'affichons aucune publicité et n'intégrons aucune régie publicitaire.
• Nous ne pratiquons ni profilage commercial, ni score comportemental.
• Nous ne suivons pas votre activité en dehors de l'application.
• Nous ne conservons aucun mot de passe en clair.
• Nous n'accédons ni à vos contacts, ni à votre position, ni à votre microphone, ni à vos photos en dehors des fichiers que vous choisissez explicitement de déposer.

Modifications de cette politique

Cette politique peut évoluer avec le service. Toute modification substantielle — nouvelle catégorie de données, nouveau sous-traitant, nouvelle finalité — sera signalée dans l'application et dans le logiciel. La date de dernière mise à jour figure ci-dessous.

Contact

Pour toute question relative à cette politique ou au traitement de vos données :

Éditeur

OPTICODE SAS — 14 avenue du Général de Gaulle, 94160 Saint-Mandé

Courriel

contact.opticode@gmail.com

Responsable

Votre établissement scolaire, responsable du traitement

Délégué

Aucun délégué à la protection des données n'est désigné, OPTICODE SAS n'y étant pas tenue au regard de son activité et de sa taille.

Dernière mise à jour : 2 septembre 2026.